Entre o salário combinado e o que a empresa precisa faturar a mais para bancar aquela pessoa há uma distância de cerca de quatro vezes. É a decisão mais cara que o pequeno negócio toma no escuro.
“Preciso de mais uma pessoa. O salário da função é R$ 2.000, e eu tenho R$ 2.000 sobrando por mês. Dá.”
É a mesma armadilha de comprar carro olhando só para a parcela. O carro não custa a parcela: custa a parcela mais o IPVA, o seguro, o combustível, a revisão e o pneu que arreia no meio do ano. Quem decide pela parcela descobre o custo real no terceiro mês, quando já não dá para devolver.
Contratar funciona do mesmo jeito. Não dá — e a diferença não é pequena. Entre o salário combinado e o que a empresa precisa faturar a mais para bancar aquela pessoa há uma distância de aproximadamente quatro vezes. É a decisão mais cara que o pequeno negócio toma no escuro, e a que mais provoca aperto de caixa três meses depois, quando ninguém mais liga uma coisa à outra.
Mesmo sem nenhum benefício, o posto de trabalho custa mais do que o valor da carteira. Numa empresa do Simples Nacional enquadrada nos Anexos I, II, III ou V — em que a contribuição patronal previdenciária já está dentro do DAS —, a conta mínima é esta:
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São 33% acima do salário, e todos os itens são obrigatórios. O 13º e as férias não são gastos de dezembro e de janeiro: são obrigações que nascem mês a mês, e provisionar, isto é, separar todos os meses um doze avos de cada uma, é apenas reconhecer uma dívida que já nasceu. A multa de 40% do FGTS só é paga na dispensa sem justa causa, mas quem não provisiona descobre o valor no pior momento possível — que é justamente quando decidiu demitir porque o caixa apertou.
Uma observação importante: no Anexo IV a conta é bem diferente. Ali a contribuição patronal previdenciária fica fora do DAS e é recolhida à parte, somando cerca de 20% sobre a folha, mais o RAT e as contribuições a terceiros. Construção civil e serviços de vigilância, limpeza e conservação estão nesse anexo.
Com vale-transporte e refeição em valores comuns, o posto de R$ 2.000 passa com facilidade dos R$ 3.000. Vale conferir a convenção coletiva da categoria antes de fechar a conta: é ela que define pisos, benefícios obrigatórios e adicionais, e ela muda todo ano.
Aqui é onde a decisão sai do achismo. O custo do posto é fixo — ele volta todo mês, inclusive nos meses fracos. E custo fixo não se cobre com faturamento: cobre-se com margem de contribuição, que é o que sobra de cada venda depois do imposto, do custo do produto ou serviço e da comissão.
Se a sua margem de contribuição é de 30% da receita, cada real de custo fixo novo exige três reais e trinta e três centavos de faturamento novo. Os R$ 2.656 do exemplo, portanto, pedem R$ 8.855 de faturamento adicional por mês — não R$ 2.000.
Essa é a conta que muda a conversa. “Tenho R$ 2.000 sobrando” vira “consigo gerar quase nove mil reais a mais por mês, de forma sustentada?”. Se a resposta for sim, contrate sem medo. Se for não, a contratação não está sendo paga pelo crescimento: está sendo paga pela margem que existia antes.
Quando a pessoa contratada não gera receita diretamente — administrativo, financeiro, apoio —, a conta não desaparece: ela só muda de lugar. O custo entra inteiro na despesa fixa e empurra o ponto de equilíbrio para cima. A empresa passa a precisar vender mais todo mês só para ficar onde já estava.
Se a sua empresa está no Simples e presta serviço, contratar mexe num segundo número. A folha entra no cálculo do Fator R — a razão entre folha e receita dos últimos doze meses —, e esse índice determina o anexo em que a empresa é tributada.
O efeito vai nos dois sentidos. Para as atividades que sobem ao Anexo III ao alcançar 28%, contratar pode reduzir a alíquota efetiva do DAS e devolver parte do custo. Para as atividades que caem ao Anexo V abaixo de 28% — academia, locação de imóveis de terceiros, software, laboratório, diagnóstico por imagem —, deixar de contratar, ou demitir, pode aumentar o imposto da empresa inteira.
Ou seja: em algumas empresas, a conta da contratação tem um desconto embutido que o dono não vê, e em outras a conta da demissão tem um custo escondido. Vale ler o artigo sobre pró-labore e Fator R antes de decidir, porque a diferença entre os dois anexos costuma superar o custo do posto.
Seis passos, uma tarde de trabalho, e a decisão deixa de ser sobre o que está sobrando no mês para ser sobre o que a empresa aguenta sustentar no ano.
A margem de contribuição não é constante: ela muda quando o fornecedor reajusta, quando o mix de produtos muda e quando a alíquota efetiva do Simples sobe junto com o faturamento. A convenção coletiva muda todo ano. E o Fator R é recalculado mês a mês. A conta que dava “sim” em março pode dar “não” em setembro, com a empresa faturando mais.
Os dados de que a conta precisa já estão fechados na sua contabilidade — custo, despesa fixa, folha e alíquota, competência a competência. O que costuma faltar é alguém cruzando os quatro no mês em que a decisão aparece, que raramente é o mês em que sobra tempo para isso.
“Dá para contratar mais um funcionário?” é, literalmente, uma das perguntas que o módulo Gestor Financeiro responde dentro do Portal do Cliente, com os números da sua empresa e não com média de mercado. Ele acompanha margem, custo fixo e Fator R a cada competência e avisa quando algum deles sai da curva. A decisão continua sendo tomada junto com a equipe da GRL Accountability, que revisa as análises do mês.
Fontes: CLT e Lei 8.036/1990 (FGTS e multa rescisória); Lei 7.418/1985 e Decreto 95.247/1987 (vale-transporte e o limite de desconto de 6% do salário); Lei Complementar 123/2006, art. 18 (anexos do Simples Nacional, contribuição patronal previdenciária dentro do DAS nos Anexos I, II, III e V e à parte no Anexo IV, e o Fator R). Os valores são ilustrativos e a composição do custo varia com a convenção coletiva da categoria, o anexo e a atividade. Fale com a GRL Accountability para a conta com os números do seu negócio.
A GRL Accountability calcula o custo cheio do posto, cruza com a sua margem real e simula o efeito da contratação no seu Fator R.
